Portal de proveedores: por qué resulta una herramienta clave para optimizar la gestión comercial de las empresas

¿Sabías que las empresas de hasta 250 empleados son un pilar fundamental para la economía de América Latina, aportando un 25% del PBI regional? En promedio, una pyme de la región recibe 300 facturas mensuales, muchas veces por distintos medios y a distintas áreas implicadas, lo cual genera demoras administrativas que repercuten en la relación con los proveedores

El ABC: cambiar tareas administrativas por tareas de valor agregado

Uno de los principales problemas a la hora de optimizar los tiempos de trabajo, radica en la diversidad de controles, reclamos, rechequeos y tipeos que generan la gestión de los documentos que soportan las distintas operaciones comerciales.

En los últimos años las herramientas tecnológicas en la nube se han convertido en aliados para la industria B2B. Sin embargo, muchas empresas siguen teniendo la idea equivocada de que este tipo de cambios no se puede implementar en sus compañías.

El ejemplo más concreto de esta idea errónea se ve en la gestión de proveedores, principalmente en la recepción de facturas. El principal problema surge de la multiplicidad de canales para recibir las distintas facturas de diversos proveedores, lo que genera problemas en las operaciones, insumiendo más recursos, tiempo y costos.

Algunos números de acuerdo a nuestra experiencia

• El 80% de los problemas en la gestión eficiente de la cadena de pagos se debe a no tener centralizada la recepción de facturas.
• La carga manual de una factura al sistema comercial puede demorar entre 5 a 15 minutos por documento, contra la inmediatez (menos de 1 minuto) del ingreso centralizado a través de un portal específicamente diseñado para tal fin.
• En el área de Cuentas a Pagar puede haber entre 3 y 5 personas destinadas a la carga de facturas, que podrían estar dedicadas a fortalecer los lazos con los proveedores sin necesidad de atender reclamos (principalmente asociados al no poder asegurar que la factura llegó o cuándo le van a pagar).

Dentro de este contexto, surge la necesidad de potenciar su transformación, ofreciéndoles herramientas para desarrollar sus canales de ventas y la capacidad para diversificar sus mercados.

5 consejos para mejorar la gestión de proveedores y optimizar la estrategia financiera

1. Optimización de tiempos: Implementar soluciones que reduzcan el tiempo dedicado a tareas administrativas, como la carga manual de facturas. La automatización de procesos puede ayudarte a agilizar la recepción, revisión y registro de facturas, liberando tiempo para actividades de mayor valor.
2. Centralización de documentos: Centralizar la gestión de facturas y documentos en una plataforma única. Esto va a facilitar el acceso a la información para todas las áreas implicadas, reduciendo los tiempos de búsqueda y asegurando la integridad de los datos.
3. Automatización de procesos: Utilizar herramientas tecnológicas en la nube para optimizar la gestión de documentos e integrar datos en tu ERP. La automatización no solo agiliza los procesos, sino que también reduce la probabilidad de errores y facilita el seguimiento de las transacciones.
4. Fortalecimiento de relaciones: Dedicar más tiempo a fortalecer la comunicación y colaboración con tus proveedores. Una relación sólida puede traducirse en mejores condiciones comerciales y una colaboración más estrecha en la resolución de problemas.
5. Selección del proveedor de portal de proveedores: Seleccionar un proveedor que ofrezca autenticación y validación de facturas, servicio de mesa de ayuda 24/7, capacidad para guardar y proteger copias de documentos, y la integración con tu sistema de gestión (ERP). Una buena elección puede marcar la diferencia en la eficiencia de tu operación.

Tomando este último punto, es clave elegir un proveedor que se convierta en un aliado para poder delegar todas las tareas operativas que hacen a una gestión eficaz.

En línea con esto, es importante que el portal o plataforma cuente con las siguientes funciones:

• Autenticar y validar los comprobantes ante AFIP.
• Ofrecer diversas funcionalidades y modalidades para la recepción de facturas, permitiendo el ingreso de todo tipo de proveedor al portal y centralizando la gestión de documentos en una única plataforma.
• Estar certificado internacionalmente de manera tal que esté validado tanto la calidad como la seguridad en la información.
• Tener una mesa de ayuda con un servicio 24x7 que brinde soporte a tu empresa y a tus proveedores ante cualquier consulta de la operación en el portal
• Contar con la capacidad para guardar y proteger copias de los documentos que sean siempre accesibles y por el tiempo que se considere necesario.
• Trabajar de forma integral y complementaria al sistema de gestión (ERP) de la compañía.

Sin lugar a dudas, implementar estas estrategias puede mejorar significativamente la operación comercial y la estrategia financiera de las pymes, fortaleciendo su posición en el mercado y promoviendo su crecimiento sostenible.

¡No esperes más para optimizar la gestión de tus proveedores y mejorar tus resultados financieros!

El autor es Gerente Comercial de Planexware