Facturación electrónica: cómo hacerla desde el celular y evitar sanciones

Desde 2023, los comerciantes en Colombia deben emitir factura electrónica por sus ventas, según la DIAN. La implementación de esta medida ha enfrentado desafíos por desconocimiento y la complejidad del proceso. Sin embargo, ya existen servicios que lo simplifican desde el celular.

Aunque algunos se han mostrado escépticos, las autoridades ya han sancionado y clausurado locales por no expedir factura electrónica. Para muchos empresarios, el problema radica en el proceso de emisión: aunque existen plataformas que ofrecen este servicio, suelen ser difíciles de manejar y requieren una alta inversión en equipos como computadores.

Para facilitar este proceso, MIQ (Marketing Intelligence Quotient) presentó una herramienta diseñada especialmente para los pequeños negocios, dónde se suele atender a múltiples clientes de manera simultánea: el nuevo servicio de facturación dentro de su aplicación móvil Super Vecino.

Este servicio esta diseñado para teléfonos inteligentes de gama media o baja, lo que evita la necesidad de invertir en equipos adicionales. Para su funcionamiento, la aplicación registra la venta realizada, genera la factura electrónica y la envía a la base de datos de las autoridades, además de remitirla al cliente cuando este la solicita.

Una de las características destacadas del servicio es la simplicidad en su implementación. Los comerciantes deben descargar la aplicación, elegir entre un plan de pago anual o mensual y proporcionar la documentación solicitada. Una vez completado este proceso, el sistema queda habilitado en menos de 24 horas para comenzar a emitir facturas electrónicas.

Asimismo, la plataforma incluye una base de datos con 5.000 productos del comercio local, lo que evita que los comerciantes deban registrar todo su inventario. Solo es necesario ingresar el precio de los productos. Además, la aplicación facilita la emisión de facturas mediante códigos de barras, códigos QR y la recolección de datos de los clientes.

Mauricio Gómez, CEO de Super Vecino, explicó que “en Colombia, existen más de un millón de pequeños comercios y representan cerca del 70% del consumo del país”. Añadió que “el 90% de los tenderos encuestados por su empresa cuentan con un celular, pero pocos tienen tablets o computadoras y su uso de la tecnología es limitado”. Por esta razón, el servicio fue diseñado para ser compatible con la mayoría de los dispositivos existentes.

Gómez también detalló que el desarrollo del servicio tomó más de un año y medio, incluyendo pruebas enfocadas en la experiencia de usuario. “Necesitamos que esto sea rápido porque a muchos vendedores les llegan muchos clientes a la vez, desde quienes piden una menta hasta quienes compran huevos. Por eso, el sistema está pensado para que los tenderos puedan facturar de manera ágil y cumplir con la normativa sin complicaciones”.

Para resolver dudas, este servicio cuenta con soporte a través de call center, chatbots, agentes de campo y tutoriales en YouTube. Además, se proporciona asesoramiento personalizado para facilitar los trámites ante la DIAN, lo que busca simplificar un proceso que muchos comerciantes consideran complejo.

​La facturación electrónica se ha implementado en diversas regiones, con variaciones en su obligatoriedad y en las herramientas disponibles para su emisión.

En América Latina, la implementación de la facturación electrónica varía según el país. México estableció su obligatoriedad en 2014 y Guatemala en 2018. Otros países, como Panamá, Paraguay, El Salvador y República Dominicana, la han ido implementado de manera voluntaria.

En Europa, desde abril de 2020, la Directiva 2014/55/UE exige facturación electrónica en transacciones con administraciones públicas. Italia amplió esta obligación a todas las facturas nacionales desde 2019. Esto ha incentivado la digitalización de procesos en múltiples sectores, buscando mayor transparencia y eficiencia.

La posibilidad de emitir facturas electrónicas desde dispositivos móviles también varía. En Ecuador, por ejemplo, la plataforma PayPhone facilita a las pymes la realización de cobros y pagos mediante smartphones. En Europa, empresas como SumUp ofrecen soluciones que permiten la emisión de facturas desde dispositivos móviles, contribuyendo a simplificar los procesos comerciales.

La digitalización de los procesos de facturación es una tendencia global, y herramientas como la ofrecida por Super Vecino buscan facilitar la transición para los pequeños comerciantes, garantizando el cumplimiento de la normativa y promoviendo la formalización del sector.