Vault, la caja fuerte de todos los servicios de Google: cómo utilizarla

Vault es una herramienta de control de información y descubrimiento electrónico incluida en Google Workspace. Con Vault, se puede conservar, bloquear, buscar y exportar los datos de los usuarios de Google Workspace.

Es decir, Google Vault es una herramienta diseñada para ayudar a las empresas a gestionar y almacenar de manera segura su información y datos importantes. Es como una caja fuerte digital donde se pueden guardar y proteger correos electrónicos, chats de Google Hangouts y archivos de Drive.

Por ejemplo: en una empresa se necesitan conservar registros de comunicaciones importantes o documentos confidenciales. Google Vault se encarga de guardar toda esa información y acceder a ella cuando sea necesario, incluso si los usuarios la eliminaron de sus cuentas. Es especialmente útil para cumplir con requisitos legales y regulatorios, ya que garantiza que los datos estén disponibles y no se pierdan.

Google Vault también ofrece funciones de búsqueda avanzadas que facilitan encontrar la información que se necesita. Se puede buscar por palabras clave, fechas, remitentes o destinatarios específicos, lo que ayuda a localizar rápidamente los datos relevantes.

Vault puede gestionar los siguientes datos:

- Mensajes de Gmail

- Archivos de Drive

- Mensajes de Google Chat (si el historial está activado)

- Grabaciones de Google Meet, así como registros de chat, preguntas y respuestas, y encuestas que tengan asociados

- Mensajes de Grupos de Google

- Mensajes de texto, mensajes de voz y sus transcripciones, y registros de llamadas de Google Voice para Google Workspace.

- Nueva versión de Google Sites

- Mensajes de la versión clásica de Hangouts (si el historial está activado

1. Adquirir una licencia: el usuario debe verificar si tiene una licencia que incluye Google Vault. Si es una organización que tiene una edición de Google Workspace que no incluye Vault, se deben comprar licencias.

2. Configurar Google Vault: una vez que se cuenta con una licencia adecuada, se inicia sesión en la cuenta de Google Workspace. Ir a la Consola de administración y seleccionar “Apps” o “Aplicaciones” y luego “Google Workspace”. Allí se encontrará la opción para activar Google Vault.

Para esto se puede pedir a un superadministrador de Google Workspace que configure el acceso de usuarios y los privilegios de Vault. También puede crear reglas de conservación predeterminadas para empezar a conservar datos de forma inmediata.

3. Crear una política de retención: una vez que se haya activado Google Vault, se pueden configurar las políticas de retención. Estas políticas establecen cómo se conservan los datos y por cuánto tiempo. Se pueden definir políticas distintas para diferentes tipos de datos, como correos electrónicos, chats o archivos.

4. Realizar búsquedas y descubrimiento legal: después de configurar las políticas de retención, el usuario podrá realizar búsquedas en los datos archivados utilizando la función de búsqueda avanzada de Google Vault. Esto permitirá encontrar información específica dentro de los correos electrónicos, chats y archivos archivados.

5. Gestionar y exportar datos: también permite gestionar los datos archivados. Se pueden realizar acciones como exportar datos para cumplir con requisitos legales, establecer permisos de acceso a los datos archivados y configurar alertas para recibir notificaciones sobre actividades relevantes.

Requisitos de las licencias

Para que se pueda buscar y conservar los datos de los usuarios, estos deben tener una licencia de Google Workspace y otra de Vault.

Las licencias de Vault que están incluidas son: Licencias de complementos disponibles en Vault; Frontline Standard; Business Plus; Enterprise; Todas las ediciones de Education; Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus (solo con acceso verificado por dominio) G Suite Business.

Cómo funcionan las licencias

- Si Vault está incluido en la edición del usuario, se asigna automáticamente una licencia de este servicio a todos los usuarios de la organización.

- Si está disponible como licencia complementaria, se pueden comprar licencias de Vault para algunos usuarios de la organización o para todos ellos, ya que solo tiene acceso a los datos de usuarios que tengan licencias de Vault asignadas.

- Si se elimina un usuario o una licencia obligatoria, es posible que se eliminen definitivamente los datos y que ya no estén disponibles en Vault.