Integridad de datos: ese pequeño gran detalle que puede hacer tambalear tu proyecto

Hay palabras que suenan técnicas, frías, casi inofensivas, hasta que te explotan en la cara. Integridad de datos es una de ellas. Hace poco revisaba unos reportes de proyecto y me topé con un número que simplemente no cuadraba. Profundicé un poco y resultó que habían mezclado datos antiguos con nuevos, un error pequeño, sí, pero con efectos considerables. Y ahí me pregunté: ¿cuántos proyectos están avanzando con “datos dudosos” sin que nos demos cuenta? Y, más importante aún, ¿qué impacto tienen esos datos en nuestras decisiones?

La integridad de los datos es un pilar que muchos gestores de proyectos subestiman. En mi experiencia, cuando este pilar falla, el proyecto se tambalea. Porque un error en la integridad de los datos puede distorsionar el análisis, afectar las decisiones y, lo peor, erosionar la confianza del equipo y de los demás stakeholders. Sin integridad de datos, no hay decisiones sólidas y, sin decisiones sólidas, no hay gestión de proyectos que aguante.

¿Qué entendemos por integridad de datos?

Integridad de datos significa, en sencillo, que los datos están completos, son coherentes y se mantienen intactos durante todo su ciclo de vida. No se trata solo de evitar que se “pierdan” o que alguien los altere maliciosamente. También se refiere a cómo los capturamos, validamos, almacenamos y utilizamos. Eso implica que, cuando recogemos información de presupuestos, plazos, recursos, entregables, entre otros, esta debe ser exacta, consistente y no estar corrompida.

¿Y por qué es tan importante en proyectos? Porque si los datos que usamos para tomar decisiones están incompletos, duplicados o mal estructurados, no importa cuán sólido sea tu plan: estarás construyendo sobre arena. En mi experiencia, muchas desviaciones en cronograma, presupuesto o alcance se explican no por mala gestión, sino por mala información.

¿Has trabajado alguna vez con reportes que nunca cuadran? ¿O con bases que nadie sabe realmente cómo se armaron? Eso es un síntoma claro de problemas de integridad de datos, y se debe tener en cuenta que la integridad puede comprometerse en muchas etapas. Aquí algunas situaciones comunes que seguro te suenan familiares:

• Carga inicial sucia: cuando los datos se capturan manualmente y sin validaciones, los errores son inminentes.
• Sistemas que no hablan entre sí: si utilizas varias plataformas y no están integradas, los datos se duplican, se pierden o se desactualizan.
• Falta de gobernanza: cuando no se sabe quién es dueño de qué datos, todo se diluye. Nadie cuida lo que no siente como suyo.
• Cambios no registrados: los cambios en la información sin rastro crean confusión y conflictos.

Y no, no me refiero a fallos técnicos. En muchas ocasiones, los problemas se originan por una cultura organizacional que no le da importancia a la calidad del dato, o que se preocupa por “llenar el formato” en lugar de pensar en la finalidad de la información.

¿Cómo proteger la integridad de los datos en la práctica?

No se trata de volverse paranoico, pero sí de desarrollar buenas prácticas y hábitos. Te dejo algunas reflexiones que estoy poniendo en práctica con buenos resultados:

• Establecer normas claras desde el principio: campos obligatorios, formatos permitidos, fuentes oficiales. Todo ello debe estar documentado y comunicado.
• Definir responsabilidades: una persona debe ser la propietaria del dato, responsable de su calidad y pendiente de las actualizaciones.
• Automatizar validaciones: usa tecnología para prevenir errores humanos; las validaciones simples en formularios ya hacen una gran diferencia.
• Auditar con frecuencia: no esperes a que algo explote; realiza revisiones periódicas para identificar anomalías.
• Educar al equipo: muchas veces el problema no es técnico, sino de conciencia. Si todos comprenden la importancia del dato, lo van a cuidar.
• Promover la trazabilidad: todo cambio debe ser rastreable. No para perseguir, sino para aprender.

Hoy en día existen mecanismos robustos para garantizar la integridad, desde bases de datos con validaciones automáticas hasta sistemas de auditoría en tiempo real. Pero no es suficiente con adquirir el software. He visto proyectos gastar miles de soles en tecnología sin cambiar una sola práctica. La herramienta existe, pero los usuarios continúan manipulando Excel con fórmulas ocultas o copiando datos entre sistemas sin control.

La integridad requiere procesos bien diseñados, equipos capacitados y una cultura que valore la calidad de los datos tanto como la de los entregables. Sin eso, cualquier sistema terminará reflejando el mismo caos que intentábamos evitar. La integridad de los datos no es un tema técnico; es profundamente humano. Tiene que ver con cómo entendemos la información, cómo la usamos y cómo respondemos a ella.

En un mundo donde los proyectos son cada vez más complejos y los datos abundan, no podemos darnos el lujo de trabajar con información poco confiable. La transparencia, la trazabilidad y la calidad deben ser parte del ADN de cualquier iniciativa. Te dejo esta invitación: revisa tus datos con la misma atención con la que revisas tus riesgos. Trátalos con respeto, como si fueran parte del proyecto, no un “software extra”. Porque, al final, no gestionamos solo tareas: gestionamos decisiones, expectativas, resultados. Y, para eso, necesitamos que lo que vemos sea real.

La próxima vez que veas un reporte, detente un segundo más y pregúntate: ¿puedo confiar en estos números? Si la respuesta es “más o menos”, tienes trabajo pendiente. Si es “sí”, entonces estás gestionando con criterio.