¿Planilla en Excel en pleno 2025? Falta de digitalización en Recursos Humanos podría afectar el pago de gratificaciones

Cada julio y diciembre, las áreas de Recursos Humanos en numerosas de empresas peruanas enfrentan una carrera contrarreloj: el cálculo y pago de gratificaciones. Aunque la normativa es clara, el proceso sigue siendo una fuente de estrés y errores cuando se gestiona con herramientas poco integradas o de forma manual. En pleno 2025, muchas organizaciones aún trabajan con planillas en Excel, correos y validaciones cruzadas que consumen tiempo y aumentan el riesgo de errores que finalmente perjudicarían al trabajador.

A pesar de que otras áreas como finanzas o marketing ya han avanzado hacia la automatización, RR.HH. aún depende de métodos tradicionales. “El pago de gratificaciones no es solo una tarea administrativa, es un momento clave en la relación con el colaborador. Si algo falla, se afecta la confianza”, advierte Daniel Abusabal, Country Manager de Talana en Perú. Para el ejecutivo, “implementar soluciones digitales no solo reduce errores; también permite operar con trazabilidad, transparencia y en tiempos mucho más ágiles”.

Desde Talana, empresa tecnológica especializada en gestión de personas, destacan cuatro aspectos clave que los equipos de Recursos Humanos no deben perder de vista al momento de procesar este beneficio:

• El cálculo no siempre es estándar: “Aunque el pago equivale a un sueldo completo si se trabajó todo el semestre, para quienes ingresaron después debe calcularse una sexta parte del sueldo por cada mes completo laborado. Las omisiones son más comunes de lo que se cree si el proceso es manual”.
• No todo se descuenta: “Muchos trabajadores creen que la gratificación sufre los mismos descuentos que el sueldo, pero solo aplica el impuesto a la renta de quinta categoría. No se debe descontar ONP, AFP o EPS, y eso debe reflejarse correctamente en la boleta”.
• También se paga de forma proporcional si el contrato terminó antes de julio: “Esta gratificación ‘trunca’ puede pasar desapercibida si no se tiene un sistema que alerte y calcule automáticamente este beneficio en el momento de la baja”.
• No basta con pagar a tiempo, hay que comunicar bien: “Automatizar no solo evita errores; también permite generar reportes claros y fortalecer la relación con el colaborador”.

Según Abusabal, muchas empresas aún no han digitalizado sus procesos no por falta de herramientas, sino por falta de decisión. “Hoy existen plataformas que se adaptan al tamaño y necesidad de cada empresa. No se trata de grandes inversiones, sino de dar el paso a una cultura más moderna y eficiente”, remarca.

Más allá del cumplimiento legal, la automatización de procesos relacionados con las gratificaciones tiene impactos importantes en la experiencia del colaborador, previene sobrecargas en los equipos internos y entrega información útil para la toma de decisiones.

Los trabajadores formales en el Perú recibirán en las próximas semanas un nuevo alivio económico: el depósito de la gratificación de julio. Este beneficio llega en un contexto donde ya se autorizó el retiro de la CTS y la devolución de impuestos por parte de la Sunat, pero no se aprobó el retiro de fondos de las AFP. Así, la primera gratificación del año —la segunda se entrega en diciembre— deberá pagarse como máximo hasta el martes 15 de julio, según lo establece la ley.

El monto de la gratificación equivale a aproximadamente una remuneración íntegra mensual, es decir, el sueldo completo antes de los descuentos por AFP, ONP u otros. Sin embargo, el monto puede variar dependiendo del régimen laboral del trabajador. Quienes están en el régimen general y en planilla recibirán el equivalente a su sueldo, mientras que aquellos contratados bajo el régimen de la micro y pequeña empresa solo accederán al 50% del beneficio, es decir, medio sueldo.

Además del monto base, los empleadores están obligados a pagar una bonificación extraordinaria del 9% del sueldo en reemplazo del aporte a EsSalud. En caso el trabajador esté afiliado a una Empresa Prestadora de Salud (EPS), la bonificación será del 6.75%. Estos montos adicionales buscan compensar el hecho de que las gratificaciones no están sujetas a descuentos previsionales, y deben figurar de manera clara en la boleta de pago.