Del papel a la nube: la transformación de la gestión documental logística en el país

La logística documental también se transforma y en esta entrevista, Jorge detalla cómo la digitalización mejora tiempos, reduce errores y responde a las necesidades de cada rincón del país y sus particularidades.

Desde hace más de 15 años las empresas tienden a dejar de ser oficinas llenas de papeles, y en ese contexto, la digitalización es clave para acceder a documentación de forma remota. Hoy los usuarios pueden consultar desde un celular o una laptop sin necesidad de buscar papeles físicos. Eso también va en línea con el cuidado del medio ambiente, porque ayuda a evitar la deforestación.

Arranqué en este rubro en 2002, y en ese momento hablar de digitalización era raro, no se sabía para qué servía. La tecnología avanzó, y empezamos a entender que podíamos acceder a los documentos desde una plataforma, sin tocar el papel. Hoy una empresa con 10.000 cajas físicas no puede buscar algo sin gastar tiempo y dinero en recursos humanos. La digitalización vino a agilizar todo eso. Escaneás, subís y tenés acceso inmediato. Además, si hay un siniestro, como una inundación, tenés respaldo en la nube o en un servidor. Eso también es clave.

La mayor problemática que encontramos fue la logística del interior hacia Buenos Aires. En el sur, por ejemplo, un correo podía estar cerrado o atender con -4°C. En el norte hay pocos puntos donde despachar. Entonces analizamos cada región: clima, transporte, distancias. La digitalización tiene que ser un servicio diario que no interfiera con el trabajo del despachante. Ellos tienen que dedicarse a lo operativo aduanero, y que la documentación corra por otro carril, sin problemas.

Una gestión eficiente implica acceso rápido, dinámico, con documentación inventariada, escaneada y subida en tiempo y forma. Así ayudás a tu cliente directo y, de forma indirecta, a sus propios clientes. En cambio, un archivo desprolijo o mal organizado complica la búsqueda y la respuesta. El escaneo aporta trazabilidad, transparencia y confianza.

El funcionamiento es bastante simple pero muy eficaz. Cuando la documentación está lista para ser retirada, el sistema genera una guía con un código QR. Ese QR es único para cada retiro y contiene toda la información necesaria: qué se retira, de dónde, para quién y en qué momento.

Entonces, el chofer —ya sea propio o de una logística regional— llega al punto de retiro, escanea ese QR desde una aplicación y automáticamente queda registrado en el sistema. Ahí se genera un registro en tiempo real con el nombre del chofer, la hora exacta en la que se llevó la documentación y la persona que se la entregó.

Si por algún motivo no puede hacer el retiro, también se deja constancia: el sistema tiene una opción para cargar el motivo por el cual no se concretó la operación. Puede ser que no había nadie en el lugar, que el paquete no estaba preparado, que hubo un problema en el acceso, lo que sea. Esa información queda cargada y visible al instante, lo que nos permite tomar decisiones rápidamente y dar respuestas concretas.

Esta trazabilidad es fundamental. No solo garantiza transparencia, sino que evita pérdidas, malentendidos o demoras. Y lo más importante: nos permite saber en todo momento dónde está cada cosa. Eso, en un país tan grande y con tantas realidades distintas, es clave para sostener un servicio eficiente.

En Capital y Gran Buenos Aires diría que estamos en un 60 o 70% digital y un 30 o 40% físico. En el interior, la situación es distinta. Por falta de presupuesto o infraestructura, hay un 80% de papel y solo un 20% digital. En general, Argentina sigue siendo un país con más papel que digital.

En cuanto a la documentación internacional, los despachantes trabajan con mercados diversos. Si exportás productos hortícolas a Brasil, no necesitás mucho lenguaje, pero si tratás con Europa, podés encontrarte con remitos, facturas y certificados en distintos idiomas. Hoy existen sistemas que arman los expedientes aduaneros automáticamente, en el idioma que corresponde. Esos sistemas interactúan bien y permiten traducir o incorporar documentos en distintos formatos sin necesidad de que uno sepa todos los idiomas.

La digitalización no es solo escanear papeles. Es avanzar hacia el futuro, brindar respuestas más rápidas, cuidar el medio ambiente y acompañar a los usuarios en sus procesos. Todavía hay un largo camino por recorrer, pero vamos en ese sentido.