Tercerización, errores y aprendizajes en el camino de las pymes hacia la internacionalización

“Una de las mayores claves para generar confianza, sobre todo con las pymes, es abrirles un poco la caja negra que puede resultarles el comercio exterior muchas veces”, comenta Hernán. En esta entrevista, reflexiona sobre el acompañamiento a pequeñas empresas, los errores frecuentes al iniciar operaciones internacionales y la importancia de actuar como un socio estratégico en cada paso.

En este caso, el acompañamiento va hasta donde la pyme tiene estructura. Muchas veces no tienen ninguna estructura de compra. Entonces lo primero que se hace es organizar: que cuenten con una orden de compra o documento que valide la operación, que tenga un número. Parece algo muy simple, pero cuando se multiplican las operaciones, identificarlas solo por el nombre de la mercadería se vuelve mucho más difícil.

Cuando ya tienen esa orden de compra, se toma contacto directo con el proveedor. Si no lo tienen, también se puede colaborar en buscarlo. Con la fecha estimada de mercadería lista, se puede anticipar la contratación del forwarder y resolver internamente toda la documentación. La idea es que en lugar de enviar la orden al proveedor, la pyme la derive al especialista que gestiona la operación, y desde ahí se toma el proceso completo.

Dependiendo del conocimiento que tenga el cliente, si es nulo, también se lo instruye en términos de entrega, Incoterms, tipo de contrato, e incluso sobre la idiosincrasia de cada región. No es lo mismo comprar en China que en Europa o en Estados Unidos. La tercerización implica actuar como un departamento de compras y comercio exterior, sobre todo cuando no hay un analista interno para hacerlo.

Las empresas tienen mucho más claro lo que precisan. Ya cuentan con procesos de compras, compliance, indicadores de costos y estructuras internas que uno, siendo parte del equipo, tiene que respetar. Las pequeñas empresas no tienen todo eso. En esos casos, también hay que acompañarlas para que entiendan por qué se trabaja con cierto “compliance”, sobre todo con aduana.

En una empresa grande también hay áreas administrativas, normas internas, procesos integrados. Existen condiciones que, como comprador, hay que exigir al proveedor porque también se cuenta con otro poder de compra.

No es lo mismo comprar para una empresa muy grande que para una pyme. En cambio, cuando una pyme delega la operación de comercio exterior, el volumen de negociación con un proveedor extranjero es menor. Pero eso también abre una oportunidad para instruir en procesos, condiciones de compra, selección de modalidad aérea o marítima, normativa, etc. En una gran empresa se integra una estructura más compleja. Con una pyme, se construyen las bases desde cero.

Se ha vuelto un sector más central. Han aumentado las exportaciones y también las importaciones. Con la reducción de algunas restricciones, hoy es más accesible importar maquinaria o repuestos. Hay muchas más facilidades para acceder a lo que antes parecía imposible.

Por supuesto, hay industrias que pueden verse afectadas por la competencia externa, pero desde el punto de vista del acceso a insumos y compras internacionales, se nota un crecimiento importante.

También aparece una necesidad fuerte de asesoramiento, porque por más que el marco sea más flexible, si se desconoce el proceso, cualquier error puede tener consecuencias graves. Las demoras logísticas, los costos de depósitos, los tiempos de liberación y todo eso hay que anticiparlo para que la operación no termine siendo más costosa que beneficiosa.

Contar con un trader tiene varias ventajas. Primero, la experiencia en localizar el producto o la pieza que se necesita. Segundo, que al trabajar con cierto volumen, el trader puede acceder a mejores precios o condiciones de compra, y eso se traslada al cliente. También permite centralizar búsquedas en un solo interlocutor que ofrece distintas opciones según precio, tiempo de entrega o condiciones comerciales.

Además, muchas piezas específicas solo se consiguen a través de traders, lo que amplía el abanico de alternativas. Ir proveedor por proveedor lleva tiempo y muchas veces no ofrece la misma variedad. Con un solo trader se puede acceder a diferentes proveedores, condiciones y plazos.

Una clave es abrir la “caja negra” del comercio exterior. Muchas pymes consultan por separado a proveedores, forwarders, despachantes, y se pierden en el proceso. Centralizar la operación en un solo interlocutor que también les explique los “porqués” —por qué conviene una modalidad sobre otra, por qué una ruta, por qué un proveedor— ayuda a que aprendan.

No se trata solo de ejecutar una operación, sino de acompañar. Muchas veces se trata de la primera máquina que importan, el primer producto, el primer paso de un proyecto y demás. Ahí uno se convierte en parte del proceso, como un socio que no pertenece a la empresa pero que acompaña desde el conocimiento. Esa es la base de la confianza: explicar, instruir y recorrer el camino juntos.

Que se anime. Hoy están dadas las condiciones para importar, exportar, fabricar, buscar o localizar productos. Pero que no lo haga sin asesorarse. Incluso si el contexto es más flexible, sin el conocimiento adecuado se puede volver muy complicado. El asesoramiento especializado no solo reduce costos: facilita el camino.