Errores mínimos, consecuencias máximas: por qué la gestión es crítica en comercio exterior

Desde la gestión de documentación hasta la negociación con operadores logísticos, Yesica comparte cómo se construye eficiencia en tiempos de incertidumbre. Trazabilidad, planificación y capacitación interna son las claves.

El trabajo en pymes se hace quizás más tranquilo, porque los volúmenes son menores. Hoy en día, estando en una empresa mucho más grande, con una diversificación de productos importante, uno tiene que acomodarse a distintos procesos y estar siempre alerta a las normativas actuales.

En este caso, por ejemplo, estamos trabajando con productos que requieren seguridad eléctrica, eficiencia energética, y reglamentos técnicos que se modificaron a principios de año. Eso me obligó a reorganizarme. En las pymes el proceso es más acotado, más sencillo en un punto porque hay menos operaciones. Pero a la vez, muchas veces no tienen el know how o la experiencia suficiente, y eso complica encontrar proveedores confiables. Son dos mundos completamente distintos.

Hay que ser muy minucioso, detallista, estar atentos a todo. Un acento, un espacio, una coma, todo es importante. Un error mínimo puede generar frenos en una importación o exportación. Es un proceso bastante burocrático y se necesita gente preparada para el análisis documental. Hay que estar con 20 ojos tras los papeles.

Un error mínimo puede costar caro: generar demoras, pérdidas de negocios, o incumplir tiempos por no tener pericia en la documentación. Es clave educar a cada sector de la empresa.

Hay errores que pueden ser determinantes, que si bien todo tiene solución, los costos no. Por ejemplo, un error en el número de factura afecta directamente al despacho. Si no coincide, Aduana lo detecta enseguida porque estás haciendo una declaración inexacta. Puede ser un error documental, o la falta de un certificado importante, y eso frena toda la operación. Y ni hablar si el error deriva en una sanción o infracción aduanera.

Me parece que se está aprovechando bien. Por ejemplo, los certificados de origen digitales hacen que todo sea más rápido y sencillo. No tenemos que esperar documentación física para avanzar con una operación. Igual seguimos revisando todo lo que llega del exterior. Si es un certificado de Brasil, o si yo tengo que hacer uno argentino, siempre tiene que haber trazabilidad y que la información sea fehaciente.

Es un reto interesante. Hay que estar atentos a los tiempos que uno tiene y a los que esperan los demás: clientes, fábricas, todos los que dependen de esa coordinación. Las decisiones que tomás con el operador pueden ser determinantes. A veces encontrás empresas que responden rápido, otras no tanto. Y también influye el contexto global o económico.

Por ejemplo, el conflicto entre China y Estados Unidos en su momento complicó los bookings (reservas de transporte) y la disponibilidad logística. O en otro momento, con mucha oferta, era más barato traer mercadería. Hoy, en el rubro tecnológico, el stock está disponible, ya no hay problemas como en pandemia. Pero sigue siendo clave la logística para conseguir buenos costos y ser eficientes.

Hay que estar bien preparados. Es dinámico, entretenido y desafiante. Un día te despertás con una novedad y al otro día ya cambió todo. Es un rubro que no es monótono, te da muchas oportunidades para hacer cosas buenas.

La clave es la comunicación. No solo con los proveedores, sino en todo el rubro. Es fundamental acordar no solo precios, sino tiempos. Tiempos de entrega, de acondicionamiento, de llegada al destino final. Si se trabaja con fábricas, hay que coordinar todo bien con el proveedor: modos, gráficos, lo que se necesite para que la mercadería esté en tiempo y forma.

Me parece que en Argentina, hoy, el foco ya no debería estar tanto en el precio al proveedor o en el valor del transporte, sino en cómo gestionamos el resto. El tema del stock es clave. Hay costos fijos que se pueden ajustar, se puede mejorar el servicio postventa, por ejemplo. La idea es achicar la brecha con el consumidor desde otro punto, no solo discutiendo el precio con el proveedor del exterior.

Sí, si pudiera volver el tiempo atrás, volvería a elegir comercio exterior. A veces me pregunto cómo me metí en esto, pero es interesante. Es desafiante, entretenido, conocés mucha gente, aprendés paso a paso. Es inevitable equivocarse, pero siempre hay gente preparada alrededor. Es una linda carrera.