La importancia de la gestión documental para lograr una logística eficiente

“El cumplimiento normativo ya no es opcional”, advierte Martín, al analizar los riesgos legales, laborales y operativos en la logística. La digitalización ha cambiado la forma de gestionar contratistas y transportistas, y, según sostiene, es clave para garantizar seguridad, eficiencia y profesionalización en el sector.

El primer punto clave que hay que tener en cuenta es que cualquier contratación de un servicio logístico o un servicio en general conlleva riesgos asociados. No hay que alarmarse ni preocuparse, sino simplemente identificarlos y gestionarlos. Nuestro rol en el mercado es funcionar como un “guardaespaldas legal y operacional” para evitar que esos riesgos se transformen en problemas.

Los riesgos pueden ser de distinta índole: laborales, de higiene y seguridad, cumplimiento de las leyes de tránsito, exposición de marca, entre otros. Además, cada empresa tiene sus propios estándares o políticas que necesita asegurar que los transportistas cumplan. Esos riesgos pueden derivar en problemas sindicales, juicios, multas o incluso afectar la reputación de la empresa.

La tecnología es clave en la gestión de contratistas. Hoy en día, la logística es inmediata y digital: lo que antes llevaba varios días en formato papel, ahora se puede hacer en minutos. Hace diez años, la documentación debía enviarse por correo postal, lo que implicaba demoras de hasta diez días en obtener una aprobación. Ahora, con las herramientas tecnológicas, los procesos se pueden automatizar, garantizando rapidez y seguridad.

La digitalización también ayuda a mejorar la trazabilidad, reduciendo errores humanos y asegurando el cumplimiento normativo. Es imposible pensar hoy en una gestión eficiente sin el apoyo de la tecnología.

El vínculo entre proveedor y cliente debe ser entendido como una sociedad con objetivos comunes. Sin embargo, muchas veces los proveedores no tienen la misma visión profesional. Hay quienes son muy organizados y planificados, y otros que dejan todo para último momento. Algunos adoptan rápidamente la tecnología, mientras que otros tienen dificultades, ya sea por barreras generacionales o falta de conocimientos digitales.

El desafío en la gestión documental es diseñar procesos que permitan a cualquier tipo de proveedor cumplir con sus obligaciones de manera sencilla. Desde un transportista independiente hasta una gran empresa, todos deben poder acceder a herramientas que les faciliten el cumplimiento normativo y documental.

Cada país tiene sus particularidades legales y culturales. En Chile, por ejemplo, las empresas contratistas tienen muy en claro que deben cumplir con la ley y lo hacen de manera rigurosa, porque saben que hay consecuencias inmediatas ante cualquier incumplimiento. En Argentina, si bien el marco legal es más complejo y burocrático, actualmente se están realizando modificaciones para simplificar gestiones y favorecer la productividad.

En otros países, los principales problemas no son normativos sino de seguridad, como el robo de mercadería o la falta de personal capacitado. La cultura de cumplimiento también varía: hay lugares donde los proveedores buscan siempre atajos, mientras que en otros la normativa se respeta con más rigor.

La gestión de contratistas debe ser integral y contemplar todas las etapas del ciclo de contratación. Esto incluye la pre-calificación del proveedor, la capacitación, la auditoría documental, el control de accesos, la supervisión durante la operación y la evaluación del desempeño.

Un proceso bien diseñado no solo mejora la seguridad y el cumplimiento normativo, sino que también ayuda a profesionalizar a los proveedores. Muchas empresas que comienzan con una estructura informal logran alcanzar un estándar más alto gracias a estas exigencias, lo que les abre nuevas oportunidades de negocio.

En definitiva, el cumplimiento normativo ya no es opcional. La tendencia global es hacia un mayor control y profesionalización del sector. Aquellas empresas que no se adapten a estos estándares pueden quedar fuera del mercado. La clave está en acompañar a los proveedores en este proceso de evolución y fomentar una cultura de cumplimiento y seguridad.

El futuro de la gestión documental debería enfocarse en la interconectividad. Hoy existen tecnologías que podrían centralizar la información y permitir la consulta online de datos clave, como licencias de conducir, seguros y documentación laboral. Si los organismos oficiales permitieran compartir esta información de manera segura y ágil, se podría eliminar la necesidad de que cada chofer deba presentar físicamente su documentación en cada control.

Este tipo de integraciones ya existen en algunos países y es cuestión de tiempo para que se extiendan. Un sistema interconectado ayudaría a mejorar la eficiencia operativa y reduciría tiempos de gestión.