Cómo delegar en alguien que no le reporta directamente

Cuanto más asciende en su carrera, más depende su éxito de obtener resultados a través de personas que no le reportan directamente, especialmente sus colegas. Es difícil pedir tiempo y atención a compañeros que tienen responsabilidades tan exigentes como las suyas y que no apreciarían que se les imponga trabajo ajeno. Delegar de manera transversal implica gestionar egos, políticas internas y dinámicas invisibles.

He aquí cómo compartir la carga y conseguir la ayuda que necesita, sin excederse en el proceso.

EVALÚE QUÉ TAREAS SON ADECUADAS PARA DELEGAR

Lo más probable es que le esté pidiendo a su colega movilizar a varios miembros de su equipo, reasignar recursos y, potencialmente, retrasar sus propios entregables, por lo que debe ser selectivo con lo que va a delegar. Antes de pedir a un colega que asuma una tarea, evalúe si realmente tiene sentido que su equipo se haga cargo de ella. Delegar el tipo de tarea equivocado (algo que esté demasiado fuera de su ámbito) puede tensar la relación y probablemente terminar en un "no" rápido (incluso uno cortés).

Considere delegar tareas que encajen de manera natural con su experiencia, que dependan de herramientas o procesos que su equipo ya utilice, o que, en última instancia, les beneficien más a ellos que a usted.

PLATEE LAS SOLICITUDES COMO ALIANZAS

Comience con algo como: "Mientras pensamos en las próximas necesidades de capacitación, quiero asegurarme de que seamos eficientes." Reconozca su experiencia y dé a entender que ve a esa persona (o a su equipo) como la más adecuada para el trabajo.

Luego, destaque el beneficio mutuo e invite al diálogo. Por ejemplo: "Esto le daría una participación más directa en cómo manejamos X. ¿Tendría sentido que su departamento se hiciera cargo de esto de ahora en adelante?"

ESTABLEZCA ACUERDOS PARA GENERAR RESPONSABILIDAD

Conseguir el "sí" inicial de un colega es una cosa; asegurarse de que el trabajo se realice es otro reto distinto. Las preguntas son una excelente herramienta para aclarar responsabilidades sin imponer. Intente con frases como: "¿Podríamos definir algunos puntos de control que funcionen para ambos?" Permítales proponer hitos cuando sea posible y haga que el proceso de seguimiento se sienta ligero.

RESPONDA A LA RESISTENCIA CON CURIOSIDAD

Si su colega dice que no tiene la capacidad, indague más: "Cuénteme más sobre lo que su equipo está manejando en este momento." Tal vez pueda extender el plazo, dividir el trabajo en partes más pequeñas o asumir más del trabajo inicial antes de delegarlo.

HAGA UN SEGUIMIENTO SIN CRUZAR LOS LÍMITES

Hacer seguimiento a tareas delegadas con colegas requiere delicadeza. En lugar de decir "¿En qué punto estamos?", lo cual puede parecer que está supervisando, intente con: "¿Hay algo que necesite para seguir avanzando con esto?" En vez de "¿Ya está hecho?", diga: "Me encantaría saber su opinión sobre lo que ha observado en los datos hasta ahora." Demuestre que valora su criterio, mientras obtiene información sobre el estado del trabajo.

Tal vez acordaron mantenerse actualizados, pero usted no ha recibido noticias, o responden con evasivas. Remítase a los acuerdos compartidos: "Cuando comenzamos, hablamos de hacer resúmenes semanales. Contamos con ellos, así que, ¿qué podemos hacer para recibirlos cada lunes?"

Al principio, delegar de forma transversal puede parecer más lento y engorroso que asignar algo a su propio equipo. Pero una vez que se construye la confianza y se ajusta el proceso, ambas partes pueden alcanzar resultados sin precedentes.