Cuando está sobrecargado y delegar no es una opción

Cuando los gerentes están sobrecargados, el consejo habitual del liderazgo es delegar más. Pero ¿qué sucede si ya ha delegado todo lo que puede y aun así tiene demasiado trabajo? Si su equipo también se está ahogando, delegar más trabajo simplemente significa trasladar la sobrecarga. Esta no es una opción sostenible.

Afortunadamente, existen tres estrategias clave que puede utilizar para reevaluar y reconfigurar el trabajo que realiza a fin de liberar su tiempo y capacidad limitados.

1. ASEGÚRESE DE QUE SU EQUIPO REALMENTE COMPRENDA CÓMO SE VE UN RESULTADO "SUFICIENTEMENTE BUENO"

Si todo lo que usted o su equipo hacen es "excelente", está exagerando con la calidad, estresando a su equipo, desperdiciando energía y ralentizando el progreso.

Recomendamos a los líderes trabajar de una manera "adecuada para su propósito". Eso significa evaluar intencionadamente qué nivel de esfuerzo tiene sentido para una tarea determinada. ¿Habla con los miembros de su equipo sobre qué es "suficientemente bueno" para tareas específicas? ¿O sobre qué atajos pueden tomarse?

Si usted y su equipo están demasiado ocupados, es esencial encontrar una manera diferente de trabajar.

Pregúntese y discuta con su equipo:

-- ¿DÓNDE PODRÍA REALIZARSE UN TRABAJO DE CALIDAD B, TOMAR ATAJOS O SIMPLIFICAR PROCESOS PARA AHORRAR TIEMPO Y ENERGÍA? Por ejemplo, ¿podrían acortarse las actualizaciones semanales?

-- ¿QUÉ ACUERDOS PODRÍA ESTABLECER CON SU JEFE PARA SIMPLIFICAR O REDUCIR ENTREGABLES Y PROCESOS? Por ejemplo, ¿podría decirle a su jefe que sería útil enviar comunicaciones más simples o menos frecuentes?

-- ¿CÓMO PUEDE LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL AYUDARLE A USTED Y A SU EQUIPO A REDUCIR EL TIEMPO REQUERIDO PARA UN TRABAJO "SUFICIENTEMENTE BUENO"? Pregunte a su equipo qué aplicaciones están comenzando a probar y anímelos a experimentar más. Por ejemplo, las aplicaciones de resumen de reuniones han mejorado mucho.

2. IDENTIFIQUE Y ELIMINE LAS TAREAS OCULTAS DE BAJO VALOR

Todos sabemos que es importante eliminar las tareas de bajo valor. Sin embargo, al trabajar con clientes, a menudo observamos que muchas de esas tareas se han convertido en hábitos inconscientes, ocultos a simple vista. Incluso los equipos que han trabajado en simplificar se detienen demasiado pronto y pierden oportunidades. Hay muchas más horas que se pueden ahorrar si se mira más a fondo.

En nuestra experiencia, consistentemente se necesitan dos rondas de "observación" para que las personas identifiquen todas las tareas que podrían delegar o reducir.

He aquí un sencillo proceso de descarga que puede utilizar con su equipo:

a) Antes de una sesión de descarga, pida a su equipo que piense en todas las tareas que podrían eliminarse. En la sesión, a menudo comenzarán mencionando cosas que otras personas pueden dejar de hacer. Eso está bien. Les ayuda a entrar en ritmo.

b) Luego, pídales que profundicen y piensen qué trabajo podrían dejar de hacer si tuvieran un día menos por semana para trabajar. Aquí es donde suelen producirse los avances.

Por supuesto, debe asegurarse de que la eliminación del trabajo no afecte negativamente a los clientes, colegas o las finanzas.

3. REDUZCA ESTRATÉGICAMENTE SU DISPONIBILIDAD

Muchos líderes piensan que siempre deben estar disponibles. Sin embargo, demasiada disponibilidad genera más interacciones y hace que los miembros del equipo dependan más de usted de lo necesario o deseado. Con un poco más de espacio, los miembros del equipo tendrán más margen para actuar, lo que también le libera tiempo a usted.

Cuando está sobrecargado y delegar más a su equipo no es una opción, todavía existen formas de liberar capacidad. Ahora es el momento de reevaluar y ser intencional sobre lo que hace y cómo lo hace.