A partir de 2026, millones de empresas y trabajadores autónomos en España deberán adaptarse a un nuevo sistema de facturación mucho más estricto y digitalizado: Verifactu. Impulsado por la Agencia Tributaria, este modelo permitirá a Hacienda recibir en tiempo real las facturas emitidas por los contribuyentes, evitando su manipulación posterior y reforzando el control fiscal desde el momento en que se expide cada documento.
Según la información proporcionada por Holded, un software de gestión empresarial en la nube diseñado para pymes y emprendedores, el uso de Verifactu será obligatorio para las empresas a partir del 1 de enero de 2026 y para los autónomos y otras personas físicas desde el 1 de julio del mismo año. Hasta entonces, el sistema es voluntario.
¿Qué es Verifactu y cómo funciona?
Verifactu no es un nuevo programa, sino una forma de conexión entre los sistemas informáticos de facturación de las empresas y la Agencia Tributaria. El objetivo es que, cada vez que se emita una factura, el sistema genere automáticamente un registro con sus datos esenciales (importe, fecha, emisor, cliente, etc.) y lo envíe a Hacienda.
Además, ese archivo incluirá una huella digital que garantiza que no se ha modificado, cumpliendo así con el principio de inalterabilidad. Una vez remitido, el registro queda guardado tanto por el contribuyente como por la AEAT, lo que facilita su trazabilidad y evita posibles fraudes.
Una medida contra el fraude fiscal
Este sistema se enmarca dentro de la Ley de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal, que prohíbe expresamente el uso de software de doble uso, es decir, aquellos programas que permiten alterar o eliminar facturas sin dejar rastro.
Con Verifactu, Hacienda sabrá de inmediato qué facturas se han emitido, y podrá comparar la información recibida con la declaración de impuestos correspondiente. Esto supone un cambio considerable en la forma de controlar la economía sumergida y las obligaciones tributarias.
Quién estará obligado y quién queda exento
Aunque la obligación será generalizada, no todos los profesionales deberán usar Verifactu. Tal como explica Holded, la Agencia Tributaria contempla la llamada “regla de los cuatro NO”, que exime de su uso a:
- Quienes no están obligados a emitir facturas.
- Empresas que ya estén integradas en el sistema SII (Suministro Inmediato de Información).
- Contribuyentes con domicilio fiscal en Navarra o País Vasco, por tener sus propias Haciendas Forales.
- Aquellos con una resolución específica de exención emitida por la propia AEAT.
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de esta nueva obligación no será menor. El folleto oficial de la Agencia Tributaria sobre el sistema Verifactu destaca que la Ley Antifraude contempla sanciones de hasta 50.000 euros para quienes no remitan sus facturas conforme a los requisitos técnicos establecidos.
Facturas desde el extranjero y anulación de documentos
La adaptación al nuevo sistema también plantea dudas prácticas que preocupan especialmente a pymes y autónomos. De acuerdo con la información remitida por Holded:
- Las facturas emitidas fuera de España deberán cumplir igualmente con los requisitos de Verifactu si el emisor está sujeto a la legislación española. Deben incluir un código QR que garantice su trazabilidad e indicar si se ha optado por el envío automático a la AEAT.
- En cuanto a los errores o anulaciones, una factura solo puede anularse si previamente ha sido enviada a Hacienda y aceptada. Es decir, no será posible cancelarla unilateralmente, como venía ocurriendo hasta ahora. Esta exigencia supone un cambio relevante en la forma en que muchos negocios gestionan actualmente su facturación.
¿Es posible dejar el sistema una vez dentro?
Otra de las dudas más frecuentes es si se puede revertir la decisión de utilizar Verifactu. Según detalla Holded, la adhesión al sistema tiene carácter anual: una vez un contribuyente se da de alta, deberá mantener el envío automático de registros hasta el 31 de diciembre del ejercicio fiscal. El cambio de sistema solo será posible al inicio del siguiente año.
Una transformación estructural en la relación con Hacienda
El nuevo sistema trae consigo no solo un cambio técnico, sino una transformación estructural en el modelo de control tributario en España. Así, la Agencia Tributaria pasará de supervisar las operaciones a posteriori, como venía haciendo hasta ahora, a contar con información inmediata y validada desde la fuente de emisión.
Una medida con la que el Gobierno espera reducir el fraude fiscal y que obligará a millones de empresas, profesionales y autónomos a adaptar sus herramientas y hábitos de facturación antes de que acabe 2025.
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