Cómo usar el paquete de Microsoft Office gratis de manera totalmente lícita

Aunque el paquete de Microsoft Office es de pago, la empresa estadounidense tiene una opción gratuita que permite hacer lo básico con tres programas principales: Word, Excel y PowerPoint.

Microsoft sabe que millones de personas usan Office todos los días y como su herramienta principal. Ya sea que la persona trabaje en Windows o MacOS, el paquete de Office es esencial para sus programas. Y es que claro, no se descubre nada si se menciona que Excel o Word son herramientas importantes en el trabajo o en la universidad.

Es por eso que Microsoft tiene una opción que permite a los usuarios usar los programas básicos, sacando de un aprieto a todos aquellos que necesitan las herramientas pese a no tener el dinero para pagarlas. La mejor parte es que el truco es legal y súper sencillo, pues nadie se meterá en problemas y no implica cambiar de cuenta en Windows todas las semanas.

Utilizar Office online totalmente gratis

Sin más rodeos, la opción de la que se habla en los párrafos iniciales es Office online. No es lo mismo que Microsoft 365, pues carece de algunas opciones, pero solo es necesario ir a Office.com e iniciar sesión con la cuenta de Microsoft para comenzar a usar Word, Excel y PowerPoint de inmediato.

En cuanto a las diferencias, en Word no se pueden agregar citas y referencias o usar funciones de diseño avanzadas. Excel carece de fórmulas avanzadas y PowerPoint tiene animaciones limitadas.

Sin embargo, los documentos en los que se está trabajando se almacenan en el espacio libre de OneDrive para que se pueda acceder a ellos desde otros dispositivos.

Otras situaciones donde se puede utilizar el paquete de Office gratis

Ahora bien, luego de dar la solución a cualquier usuario que quiera Word, Excel o PowerPoint totalmente gratis, también es importante saber que se pueden conseguir estos programas gratis en casos muy especiales, los cuales se detallarán a continuación:

- Se tiene un hijo en el colegio o universidad

Cuando una familia tiene un hijo en alguna institución educativa, esta puede trabajar con dos empresas: Google o Microsoft. Si es este último, es casi seguro que la institución tiene un acuerdo con Microsoft para proporcionar licencias gratuitas de Word, Excel y PowerPoint a los estudiantes (e incluso a los docentes). Y lo hacen con una cuenta de Microsoft 365.

Para utilizarlo solo hay que pedir al centro los datos de acceso (que es la cuenta de correo del alumno con contraseña) y descargar el instalador. Cuando se inicia sesión en Word, es necesario usar esta información y eso es todo.

Además de utilizar Word, Excel, PowerPoint y otros programas hasta en 5 ordenadores o dispositivos, también se dispone de 1 TB de almacenamiento en la nube OneDrive para que se pueda guardar lo que se desee.

- Usan cuentas de Microsoft en el trabajo

Otra forma de obtener Office 365 gratis es si la empresa donde uno trabaja tiene un acuerdo con Microsoft y la compañía ofrece estas suscripciones a los empleados.

Esto es habitual si el trabajo depende sí o sí de programas de serie y sobre todo si se tiene algún tipo de trabajo a distancia. De lo contrario, si el trabajo es 100% presencial, no será posible utilizar Microsoft 365 en casa, porque tampoco tendría mucho sentido.

En caso de estar en la primera situación presentada en el párrafo anterior, solo es necesario tomar la clave de Office del trabajo y activarla en la computadora del hogar para usar los programas en la PC, dependiendo de la urgencia de cada uno.

Eso sí, hay que tener cuidado porque los administradores pueden ver cuántos equipos tienen la licencia activada y esto si puede causar problemas.

- Se adquiere una PC nueva

Finalmente, si el lector se ha comprado una computadora nueva, es casi seguro que vendrá con Office gratis. Como parte de sus programas promocionales para estos equipos, Microsoft instala por defecto su programa ofimático en la versión de Office 365 para que sea posible utilizarlo en cualquier momento.

Por supuesto, es importante recalcar que solo es válida por 3 a 6 meses. Después de eso, los programas de Office como Word, Excel o PowerPoint dejan de funcionar en la computadora y no quedará más remedio que comprarlos, en caso sean necesarios.

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